Open Source statt teurer Software-Lizenzen: Wo der Mittelstand am meisten spart

Die Ausgaben für Software wachsen in vielen mittelständischen Betrieben unbemerkt. Zu einer monatlichen Gebühr pro Nutzer kommen immer wieder neue Zusatzpakete, Supportstufen und Kosten für weitere Standorte hinzu.

Wächst die Belegschaft, steigen damit auch die laufenden Ausgaben. Mit Open Source lässt sich dem jedoch entgegensteuern. Der Quellcode ist zugänglich, die Nutzung im Rahmen der jeweiligen Lizenz frei und der Betrieb lässt sich selbst oder durch einen Dienstleister organisieren.

Doch in welchen Bereichen fällt der so entstehende Kostenvorteil tatsächlich ins Gewicht?

Der größte Hebel liegt in wiederkehrenden Gebühren

Besonders interessant sind Anwendungen, deren Preise an Nutzer, Geräte, Prozessoren oder Datenmengen gekoppelt sind. Bei diesen wächst die Rechnung automatisch mit dem Unternehmen.

Bei einer quelloffenen Lösung entfällt dieser Lizenzmechanismus in der Regel. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Betrieb insgesamt kostenlos ist. Einrichtung, Hardware, Wartung, Updates, Datensicherung und fachkundiger Support gehören weiterhin in die Kalkulation.

Entscheidend ist daher der Vergleich der Gesamtkosten über mehrere Jahre statt den Blick bloß auf den einmaligen Anschaffungspreis zu richten. Auch Ausstiegs- und Migrationskosten sind zu beachten, denn proprietäre Dateiformate oder eng gekoppelte Dienste können einen späteren Anbieterwechsel erheblich erschweren.

Virtualisierung und Server bieten viel Sparpotenzial

Ein Ansatzpunkt, der sich besonders lohnend zeigt, besteht in der Server-Infrastruktur. Linux-Systeme auf Basis von Debian oder Virtualisierungsplattformen wie Proxmox VE lassen sich ohne klassische Lizenzgebühren betreiben. Ein kommerzieller Support ist optional.

Erfahrene IT-Systemhäuser wie die netplay GmbH prüfen dafür im Vorfeld die bestehenden Systeme, planen die Migrationen und betreuen hybride Umgebungen, in denen Windows-Arbeitsplätze erhalten bleiben können.

Die Unternehmen müssen also nicht ihre gesamte IT auf einmal umstellen. Sie können zunächst jene Serverdienste ersetzen, bei denen die wiederkehrenden Gebühren besonders stark ins Gewicht fallen.

Zusammenarbeit hängt nicht zwangsläufig an Nutzer-Abos

Auch bei Filesharing, Kalendern, Kontakten und interner Kommunikation entstehen heute in vielen mittelständischen Betrieben laufende Kosten pro Konto.

Eine selbst betriebene Nextcloud bündelt diese Funktionen auf einer eigenen Infrastruktur oder einem gemieteten Server. Ein eigener IMAP-Mailserver kann ebenfalls als Alternative zu abonnementbasierten E-Mail-Diensten genutzt werden. Das Sparpotenzial steigt dabei mit der Zahl der Beschäftigten.

Allerdings übernimmt das Unternehmen damit gleichzeitig mehr Verantwortung für Administration, Spam- und Virenschutz, Updates, Verfügbarkeit und Backups. Ohne ein belastbares Betriebskonzept kann sich aus der günstigen Lizenz somit schnell ein teures Ausfallrisiko ergeben. Vor einer Migration müssen daher unbedingt Speicherbedarf, Zugriffsrechte, mobile Nutzung und die Zusammenarbeit mit Hilfe externer Partnern sauber erfasst und umfassend getestet werden.

Firewalls und Backups verursachen Folgekosten

Bei den Themen Netzwerksicherheit und Datensicherung lohnt sich ebenfalls ein genauer Blick auf das gewählte Lizenzmodell.

Kommerzielle Firewalls verlangen zum Teil regelmäßige Verlängerungen für Sicherheitsfunktionen. Backup-Programme rechnen nach Datenvolumen, geschützten Systemen oder Agenten ab. Quelloffene Lösungen wie OPNsense oder Proxmox Backup Server umgehen solche Gebührenmodelle.

An Aktualisierung, Überwachung und Wiederherstellungstests sollte grundsätzlich niemals gespart werden. Eine Sicherung ist nur dann wirklich verlässlich, wenn sich Dateien und komplette Systeme im Ernstfall tatsächlich zurückspielen lassen. Relevant sind außerdem Protokollierung, Alarmierung und eine Dokumentation, mit der Administratoren Störungen schnell erkennen und gezielt beheben können.

Schrittweise Umstellung hält die Risiken klein

Open Source ist kein Alles-oder-nichts-Projekt. Zunächst sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen: Welche Lizenzen laufen jährlich weiter, welche Funktionen werden wirklich genutzt und wo bestehen technische Abhängigkeiten?

Im nächsten Schritt lassen sich die Bereiche mit hohem Sparpotenzial priorisieren. Häufig stehen Virtualisierung, Serverbetrieb, Cloud-Speicher, E-Mail, Firewall und Backup dabei weit oben. In einem Pilotprojekt zeigt sich, ob Schnittstellen, Arbeitsabläufe und Supportbedarf zur gewählten Lösung passen.

Erst nach erfolgreichem Test folgt dann die Migration weiterer Systeme − immer abgestimmt auf Wartungsfenster und die verfügbaren internen Ressourcen. So lassen sich die Lizenzkosten kontrolliert senken, während Stabilität und Sicherheit den Maßstab für jede weitere Umstellung bilden.