Googles G-Suite: Die umfangreiche Cloud-Arbeitsumgebung für Administratoren und Teams

Meist stellen Unternehmensprozesse hohe Anforderungen an die IT. Ein Systemadministrator begleitet dabei eine Vielzahl an Aufgaben. Je nach Größe des Unternehmens übernehmen Administratoren ein komplettes Aufgabenfeld oder einzelne Teil- und Fachbereiche. Die Arbeit begrenzt sich dabei nicht nur auf interne Abläufe, das Zusammenarbeiten mit Partnern oder Externen – ob in Projekten oder im Outsourcing, gestaltet sich anspruchsvoll und vielseitig. Schwierig wird es, wenn Arbeitsumgebungen nicht einheitlich verfügbar sind und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Seiten keiner festen Struktur untergeordnet ist.

Wichtig ist eine Lösung zu integrieren, die alle Involvierten gut nutzen können und die systemübergreifend verfügbar ist. Die G-Suite und Google Docs schafften Abhilfe im Cloudcomputing und erleichtern die Zusammenarbeit in vielen Bereichen.

Das Arbeiten in der Cloud schafft neue und effiziente Arbeitsabläufe

Kommunikation wird nicht nur direkt geführt, auch die gemeinsame Teilnahme an Projekten erfordert den Austausch von Wissen und Informationen. Meist erfordern die Rahmenbedingungen gewisse Strukturen, in denen jeder Beteiligte seinen Aufgabenbereich nachkommt und seinen Teil zum Ganzen beiträgt. Hierfür bietet Google eine Reihe effizienter Tools, die eigentlich in keiner übergreifenden Arbeitsumgebung fehlen sollten, insbesondere dann nicht, wenn die Personen räumlich voneinander getrennt arbeiten. Als Beispiel soll folgendes Szenario dienen – eine Arbeitsumgebung zwischen einem Administrator, der sich um redaktionelle Abläufe kümmert und der Zusammenarbeit mit Externen, die redaktionelle Inhalte erstellen und zeitliche Vorgaben einhalten sollen.

Aufgabenstellung ist die Organisation, Redaktion und Produktion von Textcontent für das Unternehmensmagazin

Grundlage hierfür ist ein internes Redaktionsteam von 3 Mitarbeitern, die sich vor allem um die redaktionellen Aspekte kümmern, redigieren und einen Redaktionsplan für die externen Redakteure und Texter managen. Zudem sorgen die Mitarbeiter für die Veröffentlichung der Beiträge im Firmen-internen Content Management System. Auch die Auswertung und das Tracking von Social Media und die Auswertung über Analysen und Statistiken wird intern gewährleistet.

Anforderungen an die freiberuflichen Texter:

• Recherche zu Themen
• Kreation von Artikeln zu den vorgegebenen Themen unter Berücksichtigung definierter Kennziffern
• Pflege des Redaktionsplans mit relevanten Daten zur erfolgten Texterstellung
• Überarbeitung und Korrektur der Textentwürfe nach Prüfung durch das interne Redaktionsteam
• Erstellen von Kommentaren zu den jeweiligen Themen
• Angabe von redaktionellen Quellen zum Qualitätsnachweis und Sicherstellung der Richtigkeit der Recherchen
• Angabe von Kennziffern und Nachweisen zu Urheberrechten, insbesondere bei der Verwendung von geschütztem Bildmaterial, zum Beispiel aus Stockfoto-Bibliotheken
• Abgabe von Arbeitsnachweisen (Zeitaufwände oder Wortvolumen der Texte)
• Abgabe von Rechnungen für die erfolgten Leistungen
• Teilnahme an virtuellen Redaktionskonferenzen und Meetings

Google Docs umfasst eine komplette Office-Suite für das gemeinsame und zeitgleiche Arbeiten

Die aufgeführten Rahmenbedingungen und Anforderungen erfordern eine passende virtuelle Arbeitsumgebung, die das Zusammenarbeiten der verschiedenen Bereiche aus internen und externen Mitarbeitern ermöglicht. Hierfür bietet Google Docs alles Notwendige für ein effizientes, kommunikatives und produktives Zusammenarbeiten.

Ob Kalenderaufgaben und Planungen, Videokonferenzen, E-Mail-Kommunikation, Officeprogramme und virtueller Speicherplatz, die G-Suite von Google vereinfacht Arbeitsabläufe und unterstützt arbeitsplatzunabhängiges Arbeiten – alleine oder für ganze Teams. Eine wichtige Voraussetzung für Unternehmen ist ein umfassender Datenschutz. Sicherheitsexperten von Google kümmern sich um die Infrastrukturen und die sensiblen Daten von Unternehmen. Dabei kommen dieselben Schutzmechanismen zum Einsatz, die der Suchmaschinenkonzern auch für sich selbst einsetzt.

Die Steuerung durch Administratoren erfolgt über ein Dashboard, das Konfigurationen, Anwendungen und Programmparameter gebündelt zur Verfügung stellt. Dabei lassen sich über die Apps “Admin“, “Vault“ und “Mobilgeräteverwaltung“ Rollen und Zugriffe verwalten und Inhalte steuern, natürlich unter Berücksichtigung von Authentifizierungen und Betriebskennziffern. Unter anderem überwacht das System verdächtige Anmeldungen und SPAM, ermöglicht eine zentralisierte Zugriffsverwaltung auf die Cloud und bietet erhöhte Sicherheit für E-Mails. Je nach Unternehmensform und Größe bietet Google unterschiedliche kostenpflichtige Versionen der G-Suite an.

Folgende Hauptapplikationen stehen für eine Vielzahl an übergreifenden Workflows zur Verfügung:

Für die Kommunikation

• Gmail für geschäftliche E-Mail-Adressen
• Kalender für die Terminplanung innerhalb der Teams und Arbeitsplätze
• Google+ das Social Network für Unternehmen
• Hangouts für Videokonferenzen

Zusammenarbeit und Produktivität

• Google Docs ermöglicht gemeinsames Arbeiten in Echtzeit in einem Textverarbeitungsprogramm
• Tabellen bietet umfangreiche Funktionen für Onlinetabellen und Kalkulationen
• Formulare für das Erstellen und Auswerten von Anfragen und Umfragen
• Präsentationen ermöglicht visuelle Vorstellungen
• Google Sites – Erstellung von Webseiten
• Notizen helfen bei der Ideenfindung und bei der Aufgabe Überblick zu behalten

Für die Sicherstellung und Bereitstellung von Dateien erfüllt Google Drive hohe Anforderungen und bietet je nach Wunsch und Unternehmensgröße unterschiedliche Speichervolumen. Der Cloudspeicher ist sicher und unterstützt die umfangreiche Dateifreigabe für den Einsatz im Team und in Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern. Weiterhin lassen sich über Google Drive die Dateneingaben von unterschiedlichen Endgeräten, wie Desktop-PCs oder von Mobilgeräten synchronisieren. Insbesondere im Einsatz von Teams fällt das Organisieren mit der Cloudlösung Google Drive umfangreich und nutzerfreundlich aus. Teamablagen ermöglichen das Speichern und gemeinsame Nutzen von Daten und Dateien.

Preise, Versionen und Verfügbarkeit

Die G-Suite für Unternehmen ist kostenpflichtig und richtet sich nach Arbeitsplätzen und gewünschtem Speicherplatz. Hierfür stellt Google die Versionen Basic (4,-€), Business (8,-€) und Enterprise (23,-€) vor. Die Preise (Stand 2017) richten sich nach Zeitraum und Arbeitsplatz. Je nach Version stehen den Usern unterschiedliche Applikationen und Funktionen zur Verfügung. Für das Ausprobieren der einzelnen Angebote ermöglicht Google einen 14-tägigen kostenlosen Nutzungszeitraum. Danach werden die Gebühren monatlich und auf Basis der personalisierten E-Mail-Adressen abgerechnet. Das Hinzufügen oder Entfernen ist unabhängig vom Nutzungszeitraum jederzeit möglich.