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Mit iPhone, iPad und Co. ein Event planen – so geht’s

Wer heutzutage ein Event planen möchte, kommt nicht darum herum, digitale Kanäle wie Facebook, Twitter und andere Onlineplattformen zu nutzen. Denn darüber ist es möglich, eine Vielzahl von möglichen Besuchern zu erreichen und dafür zu sorgen, dass die richtige Stimmung auf dem Event aufkommt. Doch, worauf müssen Eventmanager achten, die mittels Handy oder Laptop an die Planungsaufgaben herangehen?

Online Event planen: wer sich auf die Printmedien verlässt, gerät ins Abseits

Früher war die Veröffentlichung von Veranstaltungsterminen in den Printmedien die erste Wahl, wenn es um das Eventmarketing ging. Das hat sich seit der Digitalisierung der Eventplanung geändert. Die meisten Veranstalter greifen zum Laptop, Tablet oder Handy, um der Veranstaltung Leben einzuhauchen. Die Masse, die über das Internet erreichbar ist, gibt einem Event die richtige Richtung und lässt es zu einem unvergesslichen Ereignis werden.

Das bedeutet zwar nicht, dass Printmedien absolut ins Aus geraten sind. Jedoch sollten diese gezielt für die Werbung auf Plakaten, Wegweisern und dergleichen eingesetzt werden. Die Zielgruppe der jeweiligen Aktion ist eher bei Twitter oder Facebook anzutreffen und wird dort auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht.

Event planen im Internet – so funktioniert es

Bei der Werbung im Internet kommt es auf die Aufmachung an. Beim Event planen können zwar weniger Printmedien eingesetzt werden, jedoch sollten die verwendeten Flyer dennoch ansprechend und informativ aufgebaut sein. Für die Werbung im Internet stehen indessen wesentlich mehr nutzbare Features zum Event planen zur Verfügung, als im Printmedienbereich. Like Buttons, Zusage-Links und die Möglichkeit, Freunde einzuladen, sind ein kleiner Teil dessen, was im Online Marketing möglich ist.

Einem aussagekräftigen Flyer kann ein Link auf die Facebook – Seite folgen, die ansprechend aufgebaut und mit zahlreichen Informationen versehen wurde. Interessierten Nutzern sollte eine Vielzahl an Material zur Verfügung stellen. Wer noch mehr Werbung machen möchte, kann in Blogs oder auf einer eigenen Internetseite werben, mit einem Link auf die Veranstaltung.

Viele Kanäle zum Event planen nutzen

Eventplaner sollten sich nicht nur auf eine Form des Online Marketings fokussieren und beispielsweise lediglich auf Facebook werben. Wichtig ist, die Werbung zu streuen, damit sie möglichst viele Nutzer erreicht. Daher kann es eine hohe Wirkung entfalten, ebenso auf Twitter und Instagram zu werben. Instagram hat den Vorteil, dass sich Online Nutzer auf einen Blick eine Übersicht über vergangene Veranstaltungen verschaffen können. Daher ist es wichtig, Instagram Accounts gut zu pflegen, da diese nicht nur ein kommendes Event bewerben, sondern ebenso Besucher auf weitere Veranstaltungen ziehen können.

Viele Anmeldungen – wenige Besucher: Woran liegt es?

Wer online ein Event planen möchte, darf sich nicht auf die zahlreichen Likes und die vielen Online Anmeldungen verlassen. Viele Online Anwender sind genauso schnell begeisterungsfähig, wie vergesslich. Daher kann es einen hohen Nutzen bringen, wenn den potenziellen Gästen vor dem Veranstaltungsstart Erinnerungen zugehen. Das kann über E-Mail-Marketing funktionieren oder über zahlreiche Erinnerungsflyer in den vorher bereits verwendeten Kanälen.

Insbesondere ein bis zwei Wochen vor dem Eventstart sollten Eventplaner dafür sorgen, dass den Gästen eine Benachrichtigung zukommt. Beim Event planen sorgen wiederholte Aktionen dafür, dass der Termin unmöglich aus dem Gedächtnis der Internetnutzer verschwindet. Interessierte Adressaten werden somit zu echten Gästen auf einer gut organisierten Veranstaltung.

So verfassen Eventplaner eine E-Mail und haben damit Erfolg

Über erfolgreiches E-Mail Marketing könnten ganze Bände geschrieben werden. Doch eine Sache ist so sicher, wie nichts anderes. Langeweile darf beim Lesen der E-Mail nicht aufkommen, sonst landet sie sofort im Papierkorb. Um das zu vermeiden, ist es notwendig, die E-Mail kurzzufassen. Der Leser muss auf einen Blick erkennen, welchen Vorteil ihm die Veranstaltung bringt und aus welchem Grund er unbedingt dort hinfahren muss.

Bei einem Party Event müssen alle wichtigen DJs zu Beginn genannt werden. Bei einer Messe sollten die Besucher auf einen Blick alle Highlights der Messe erkennen. Die auf dem Flyer bekannt gegebenen Facts dürfen in der E-Mail in kurzen Sätzen wiederholt werden. Falls der Adressat den Flyer bereits gelesen hat, weiß er sofort, worum es geht und erfährt nun noch einmal eingehend den Grund, warum seine Anwesenheit unabdingbar ist.

Fehler beim Eventmarketing und ihre Folge

Ein kleiner Fehler kann im Online Marketing eine große Wirkung haben. Ein eingesetzter Flyer sollte so durchdacht und konzipiert werden, dass er eine große Anziehungskraft ausübt. Wer ein Event plant und meint, er müsse täglich über seine Veranstaltung Bericht erstatten, könnte einige interessierte Besucher langweilen. Das kann zur Folge haben, dass diese das Event als zweitklassig einstufen und sich lieber woanders amüsieren.

Es reicht aus, das Event ein bis zwei Monate vorher anzukündigen und später daran zu erinnern. Dabei kann auf die erste Ankündigung Bezug genommen werden. Interessierte Online Nutzer werden bei dem zweiten Aufruf eine eindeutige Zuordnung zu dem ersten Flyer ziehen und bei Interesse zu Veranstaltungsgästen werden. Besser ist es, die Energie dafür aufzuwenden, zeitnah in einschlägigen Online-Zeitungen zu werben und dort auf die Veranstaltung hinzuweisen.

Quellen

  1. https://openairbar.ch/event-apps-machen-die-interaktive-planung-von-konferenzen-und-corporate-events-moeglich/
  2. https://events24.ch/2014/04/29/eventeinladungen-im-zeitalter-des-internets/
Mit iPhone, iPad und Co. ein Event planen – so geht’s
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