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Administrationswissen vermitteln – So gelingt die Präsentation einer neuen Software

Folgendes Beispiel: Die Implementierung von neuer Software soll in den Fachbereichen eines Unternehmens vorgestellt werden. Dafür geplant ist eine Präsentation, die die Funktionen, Änderungen und Vorteile der bisher genutzten Programme erläutert und visualisiert. Im ersten Durchlauf werden die Projektgruppe und die jeweiligen Abteilungsbeauftragten informiert, diese sollen anhand des Präsentationsmaterials die eigenen Fachbereiche instruieren. Für den Systemadministratoren, der die Aufgabe der Präsentation erhalten hat, stellt sich die Frage nach der Durchführung eines solchen Termins. Mit welcher Software wird die Präsentation erstellt, welche Hardware wird für den Termin benötigt und wie können die Slides anschließend für die Fachbereiche verteilt werden?

Keine Panik vor der ungewohnten Aufgabe – Vorbereitung ist alles

Eine Präsentation vorzubereiten und durchzuführen ist nicht für jeden einfach. Zum einen gehört das Sprechen vor Publikum nicht unbedingt zu den alltäglichen Arbeitsaufgaben eines Systemadministratoren, weiterhin ist es alles andere als trivial Fachthemen verständlich vorzutragen. Wer sich im Vorfeld ausgiebig vorbereitet und sein Vorsprechen einübt, dürfte dem Lampenfieber mit Erfolg entgegenwirken. Eine Möglichkeit seine Themen so verständlich wie möglich zu kommunizieren ist ein Probedurchlauf vor einem Testpublikum. Vor Freunden und Bekannten zu referieren, dürfte den Meisten leichter fallen als direkt vor fremden Leuten zu sprechen. Der Vorteil dabei, Kritik, Vorschläge, Kommentare und Lob aus dem Bekanntenkreis anzunehmen, fällt meist leichter, als erst eine Kommunikationsbasis mit dem neuen Publikum aufzubauen.

Fachwissen vereinfachen und verständlich aufbereiten

Wer solch einen Vortrag plant, kennt meist den Inhalt beziehungsweise verfügt bereits über Expertenwissen. Dieses gilt es so einfach, kurz und selbsterklärend aber auch interessant und unterhaltsam aufzubereiten. Eine Grundregel lautet, so wenig wie möglich und so viel wie nötig auf einer Folie unterzubringen. Stich- und Schlagwörter, prägnante Fakten oder einleitende Beispiele helfen den Menschen bei der Informationsaufnahme und vor allem bei der Verarbeitung dieser. Arbeiten Sie mit Symbolen und Piktogrammen, Zeichnungen und Farben. Transportieren Sie ebenso Emotionen, denn ein emotionalisiertes Publikum folgt Ihnen gerne durch Ihren Vortrag. Auch Fachthemen können mit Herleitungen aus dem Alltag oder dem Umfeld spannend erklärt werden.

Klassiker und Alternativen – Tools für die Präsentationserstellung

Der Klassiker für die Erstellung von Präsentationen ist Powerpoint. Auch wenn das Programm von Microsoft auch gerne als Urgestein bezeichnet oder als veraltet erklärt wird, Powerpointfolien lassen sich einfach erstellen und unterhaltsam realisieren. Das Programm bietet zahlreiche Vorlagen, die auf die eigenen Anforderungen angepasst werden können. Dazu zählen Farben und Firmenlogos, Kopf- und Fußzeile usw. Selbstverständlich ist das Erstellen von neuen Folien ohne Vorlage ebenso simpel, bietet zudem noch viele Freiheiten für die Gestaltung. Wer anstatt mit einem Windows-System mit einem Apple Mac arbeitet, greift entweder zu der Mac-Version von Powerpoint oder nutzt die Software Keynote. Dieses Präsentationstool ist ebenso so simpel und einfach zu handeln wie Powerpoint. Weitere Anbieter für die Präsentationserstellung sind:

  • Google Docs – Slides
  • Heiku Deck
  • Perspektive für iOS
  • emaze
  • Prezi mit Zoom-in-Optik
  • Zoho Show für iOS und Android
  • Bunkr
  • Deckset für MAC OS

Mit dem Ausprobieren des für einen passenden Programmes gelingt die eigene Präsentation, auch wenn es für das Verdichten der Informationen, der Gliederung und den Einbau von Effekten sicher einige Zeit benötigt. Dieses kreative Auseinandersetzen mit den Inhalten hat den Vorteil, dass einem der Ablauf der Präsentation vertraut wird und die Inhalte noch klarer werden.

Es werde Licht. Machen Sie sich mit der Präsentationstechnik vertraut

Für die Präsentation besorgt man sich am besten einen Beamer, an dem die Präsentation eingeübt und später auch Live vorgetragen wird. Der Umgang mit der Technik benötigt Übung, gegebenenfalls müssen auch noch Adapter und Kabel für die Verbindung zwischen Projektor und Notebook oder Tablet besorgt werden. Der Vorteil die Slides schon vorab auf eine Leinwand oder helle Wand zu projizieren ist, das Erscheinungsbild bzw. das Layout zu überprüfen. Schnell wird man erkennen ob die Farben gut sichtbar sind und der Kontrast hoch genug ist. Helle Hintergründe und dunkle Schriften eignen sich besser als umgekehrt.

Mehrwert für die Präsentation

Als Zubehör empfiehlt sich die Zuhilfenahme eines Laserpointers, idealerweise mit Bedienfunktion für die Steuerung der Slides. So ist dem Redner möglich sich frei zu bewegen. Vielleicht wird im Anschluss an die Präsentation von Ihnen erwartet, dass Sie die Folien zur Verfügung stellen. Nutzen Sie entweder die integrierte Funktion von Powerpoint die Präsentation als Video zu erstellen oder ein Onlinetool wie Google Docs, das die Einbindung auf die eigene Webseite ermöglicht. Auf eine Verteilung der Folien über einen Ausdruck sollte aufgrund der digitalen Möglichkeiten verzichtet werden. Die Umwelt wird es Ihnen danken.

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